Thông báo của UBND

HƯỚNG DẪN

LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ GIAO NỘP

HỒ SƠ,  TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

                                                                  

I. KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, TÁC DỤNG CỦA VIỆC LẬP HỒ SƠ

            1. Khái niệm hồ sơ

Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơ quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác. Hồ sơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ. Thuật ngữ này được giải thích như sau:

Hồ sơ: là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành.

* Có hai loại hồ sơ: Hồ sơ hoàn chỉnh và hồ sơ không hoàn chỉnh

- Hồ sơ hoàn chỉnh là tập hợp các văn bản tài liệu phản ánh quá trình phát sinh, phát triển, kết thúc một sự việc vấn đề.

Ví dụ: Hồ sơ việc tuyển sinh lớp cao đẳng, khoa Tin học - Trường Cao đẳng Sư phạm Yên Bái, năm 2010, gồm:

- Thông báo tuyển sinh

- Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh;

- Quyết định thành lập các ban giúp việc cho Hội đồng tuyển sinh;

- Danh sách, đáp án, đề thi, bảng điểm;

- Biên bản đối chiếu sinh viên vi phạm quy chế thi;

- Quyết định công nhận trúng tuyển;

- Giấy báo nhập học;

 Hồ sơ nhân sự Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học sinh, sinh viên….)

Các hồ sơ chuyên môn: kỹ thuật khác: hồ sơ công trình, hồ sơ bệnh án, hồ sơ thiết kế thi công…..

- Hồ sơ không hoàn chỉnh: là tập văn bản, tài liệu có cùng đặc điểm về thể loại hoặc thời gian, nhưng không có quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc.

Ví dụ: Tập Quyết định khen thưởng của Sở Nội vụ về việc khen thưởng cán bộ năm 2010.

Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn ... cũng được coi như những hồ sơ.

Lưu ý: Hồ sơ không hoàn chỉnh thường dùng thuật ngữ là tập, còn Hồ sơ hoàn chỉnh thường dùng thuật ngữ là hồ sơ.

- Nếu hồ sơ có nhiều loại văn bản khác nhau thì khi viết câu tiêu đề hồ sơ cần liệt kê một số tên loại chính những tên loại văn bản, còn lại khái quát bằng cụm từ “các văn bản khác”.

- Nếu hồ sơ gồm văn bản của nhiều thời gian khác nhau thì ghi tiêu đề hồ sơ chỉ cần liệt kê một số thời gian chính, các thời gian còn lại có thể khái quát thành cụn từ như “các thời gian khác” hoặc “một số cơ quan khác”.

* Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan.

Chú ý: Sự khác nhau giữa hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc:

 

Hồ sơ công việc

Hồ sơ nguyên tắc

 

- Là những bản chính, bản sao có giá trị như bản chính cùng các văn bản, giấy tờ có liên quan đến quá trình giải quyết công việc 

- Là bản sao chính xác bản  chính các văn bản QPPL về từng mặt công tác nghiệp vụ, chuyên môn

      

 

- Tài liệu thường có thời gian trong

một năm hành chính hoặc theo thời

gian công việc mà hồ sơ đó phản ánh

 

- Có thể tập hợp văn bản của nhiều năm, nếu có thay đổi, phải sử dụng văn bản có hiệu lực hiện hành

- Phải nộp vào lưu trữ cơ quan

              

- Không phải nộp vào lưu trữ cơ quan

 

 2. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ

          Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan sau đã được giải quyết, thì đối với các văn bản chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách, luật pháp của Đảng và Nhà nước, về quy hoạch, kế hoạch công tác và tình hình của cơ quan. Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan vừa đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa nhằm bảo tồn sử liệu của quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo đất nước nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử. Chẳng hạn, khi xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội 5 năm (2007-2011) của tỉnh Yên Bái, không thể không nghiên cứu các hồ sơ tài liệu liên quan đến vấn đề này của tỉnh hình thành trước đó, như kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 1998…của tỉnh và của các huyện thị. Đó là những ghi chép lịch sử về sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc của toàn thể dân tộc, nên nguồn sử liệu chân thực có giá trị nghiên cứu lớn.

            Trong một cơ quan, nếu là cơ quan nhỏ, hàng năm hình thành hàng trăm văn bản phản ánh các vấn đề, sự việc liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan; nếu là cơ quan lớn, số lượng hình thành văn bản trong một năm có thể nên tới hành nghìn, thậm trí hành vạn văn bản. Nếu sau khi giải quyết xong, các văn bản đó không được lập thành hồ sơ để bảo quản thì rất khó tra tìm khi cần thiết, hơn nữa dễ bị phân tán, thất lạc hoặc hỏng

            Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của các cơ quan vừa để đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa bảo tồn sử liệu Quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử nói riêng

            Trong phạm vi từng cơ quan, việc lập hồ sơ hiện hành có ý nghĩa như sau:

            2.1 Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, viên chức

Trong một cơ quan, nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, từng bộ phận, sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung.

          2.2 Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ

          Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng cơ quan, các đơn vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết  được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước.

2.3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ       

Theo quy định của Luật Lưu trữ, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức (tài liệu văn thư) sau 01 năm kể từ năm công việc có liên quan đến văn bản kết thúc, đối với những văn bản có giá trị lưu trữ cần lưu nộp vào lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành).

Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời lẻ. Đó là một yêu cầu bắt buộc. Vì rằng công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hành nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu ..., do đó mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan.

3. Nội dung của việc lập hồ sơ

Điều 21, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày  08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ như sau:

- Mở hồ sơ;

          - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;

          - Kết thúc và biên mục hồ sơ.

          4. Vị trí của lập hồ sơ

            - Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là bản lề của công tác lưu trữ, trong đó những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ của hoạt động cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ công chức.

            - Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.

            5. Tác dụng của lập hồ sơ

            - Lập hồ sơ tốt sẽ góp phần giúp thủ trưởng cơ quan và các cán bộ nhân viên trong cơ quan tra tìm văn bản một cách nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề một cách hoàn chỉnh và đề xuất ý kiến xác đáng. Đồng thời góp phần giải quyết công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện, từ đó làm tăng hiệu suất công tác và trách nhiệm của các nhân viên trong cơ quan.

            - Lập hồ sơ tốt sẽ giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và cơ quan, hạn chế được các văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm.

            - Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt và lâu dài. Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

            Vì lập hồ sơ là bước đầu chúng ta đã tiến hành phân loại, sắp xếp, văn bản, tài liệu đã lựa chọn những văn bản, tài liệu có giá trị để chuẩn bị nộp vào lưu trữ cơ quan. Đây chính là cơ sở, tiền đề giúp những người làm công tác lưu trữ làm tốt các khâu nghiệp vụ chuyên môn của mình như xác định giá trị tài liệu, phân loại, thống kê tài liệu…

            - Xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư tránh tình trạng nộp tài liệu bỏ gói vào lưu trữ.

II. YÊU CẦU CỦA LẬP HỒ SƠ

Đề hồ sơ lập ra có chất lượng, đáp ứng tốt các yêu cầu về nghiên cứu sử dụng và lưu trữ tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý đảm bảo các yêu cầu dưới đây:

1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ

Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị có chức năng nhiệm vụ nhất định do cơ quan cấp trên có thẩm quyền giao. Do đó, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị nào, tất yếu sẽ phản ánh việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khá, những phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể.

 Chẳng hạn: văn bản hình thành trong hoạt động của một trường đại học sẽ phản ánh các hoạt động về công tác đào tạo, về tuyển sinh đại học, về nghiên cứu kho học của trường đó. Xuất phát từ mục đích của lập hồ sơ và tập hợp các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan nói chung, từng đơn vị tổ chức nói riêng theo vấn đề, sự việc để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng nên thành phần và nội dung của các văn bản trong một hồ sơ thường phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ.

Ví dụ: Hồ sơ về phòng chống lũ lụt (tháng 9 năm 2010) lập ở UBND tỉnh Yên Bái bao gồm các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Ban chỉ huy phòng chống lũ lụt Trung ương, Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Yên Bái, báo cáo của các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thị về tình hình phòng chống và thiệt hại do trận lũ gây ra. Còn hồ sơ về phòng chống trận lũ này do UNND huyện Yên Bình lập lại gồm những tài liệu của tỉnh uỷ, UBND tỉnh Yên Bái, Huyện uỷ và UBND huyện Yên Bình, báo cáo về tình hình phòng chống và thiệt hại do trận lụt gây ra của UBND huyện, các ngành và các địa phương trong huyện.

Hồ sơ lập ở UNND tỉnh Yên Bái phản ánh chức năng nhiệm vụ của UBND tỉnh Yên Bái đối với công tác phòng chống lũ lụt. Còn hồ sơ được lập ở UBND huyện Yên Bình thì phản ánh chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Yên Bình về việc này.

Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và thời điểm mà hồ sơ đó hình thành; từng hồ sơ phải thể hiện được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết vấn đề, sự việc đề cập của hồ sơ. Do đó những văn bản không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị (văn bản các cơ quan gửi đến để biết, các tài liệu tham khảo trong giải quyết công việc…) thì không lập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ). Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này chẳng những phản ánh đúng đắn hoạt động lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ, phục vụ thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu, mà còn góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ được lập, làm gọn nhẹ khối tài liệu của cơ quan do tránh được tình trạng cùng một văn bản nhưng được lập hồ sơ ở nhiều đơn vị tổ chức có chức năng nhiệm vụ khác nhau.

2. Đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản

Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết thúc. Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con người. Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của chúng. Do đó giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh. Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân loại hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề để lập thành những hồ sơ khác nhau.

Tuy nhiên, cần phải thấy rằng yêu cầu về đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản trong hồ sơ chỉ có thể thực hiện đối với vấn đề, sự viêc. Còn các hồ sơ được tập hợp bởi các văn bản giống nhau về tác giả, tên loại hay thời gian ban hành thì không thể thực hiện được mối liên hệ này.

3. Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị

Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều. Trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn, thậm chí không còn ý nghĩa gì sau khi vấn đề, sự việc phản ánh trong văn bản đó đã được giải quyết. Các loại văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ khác nhau.

Đối với văn bản có ý nghĩa lịch sử sẽ phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan và đến thời hạn quy định thì nộp vào các kho lưu trữ lịch sử tức các trung tâm (kho) lưu trữ quốc gia để bảo quản vĩnh viễn; đối với văn bản có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn thì có thể giữ lại ở các đơn vị tổ chức trong cơ quan một thời gian nhất định, rồi tiêu huỷ theo sự hướng dẫn của lưu trữ cơ quan, khi không còn giá trị sử dụng thì đem tiêu huỷ; còn những văn bản đã hết giá trị sử dụng thì không cần lập hồ sơ và có thể loại huỷ theo quy định hiện hành. Như vậy, xuất phát từ yêu cầu về sử dụng và bảo quản tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý phân biệt giá trị của các văn bản, sao cho các văn bản trong một hồ sơ có giá trị đồng đều. Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ làm tăng thêm chất lượng văn bản được bảo quản, phục vụ nghiên cứu được tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản, cán bộ lưu trữ sẽ khỏi mất công điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ đã lập trước đó.

Ví dụ: Ở Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái, các văn bản phản ánh tình hình trật tự an toàn giao thông tháng, quý, 6 tháng, năm 2011 của các huyện thị xã, thuộc tỉnh được lập thành các hồ sơ sau:

          - Báo cáo của Uỷ ban nhân dân các huyện, thị, thành phố về tình hình trật tự an toàn giao thông năm 2011.

- Báo cáo của Uỷ ban nhân dân các huyện, thị, thành phố về tình hình trật tự an toàn giao thông tháng, quý và 6 tháng đầu năm 2011.

          Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ đầu cần bảo quản vĩnh viễn, còn hồ sơ thứ hai chỉ bảo quản trong thời gian nhất định. Rất dễ nhận thấy, nếu người lập hồ sơ không chú ý đến yêu cầu đảm bảo cho các văn bản trong hồ sơ có giá trị đồng đều thì hai hồ sơ trên có thể nhập làm một. Trong trường hợp này, khi các văn bản trong hồ sơ thứ hai hết giá trị, cán bộ lưu trữ phải loại bỏ các văn bản đó ra khỏi hồ sơ để tiêu huỷ, đồng thời phải lập lại hồ sơ đó.

            Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, bao giờ cũng tách rời từng văn bản trong một hồ sơ để xem xét giá trị của chúng. Bởi lẽ, trong thực tế có những hồ sơ gồm nhiều văn bản có những nội dung liên quan mật thiết với nhau, cho nên toàn bộ văn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ. Gặp trường hợp này cần phải xem xét giá trị của văn bản trong mối liên hệ tới các văn bản khác trong hồ sơ.

            4. Văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng thể thức văn bản

Giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu của các văn bản không chỉ thể hiện ở nội dung của văn bản mà còn phụ thuộc vào sự đúng đắn của thể thức văn bản, nhất là đối với văn bản do các cơ quan Đảng, nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội ban hành. Muốn cho hoạt động lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lý thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định. Chẳng hạn, đối với các văn bản của cơ quan nhà nước ban hành phải có Quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan... Nếu văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý. Xét về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy. Do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa chọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ.

          5. Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.

Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm, nghiên cứu được nhanh chóng và thuận tiện. Do đó yêu cầu đặt ra đối với lập hồ sơ hiện hành cũng như lập hồ sơ trong lưu trữ là phải biên mục đầy đủ và chính xác, Đặc biệt là đối với các hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn.

6. Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản

Khi lập hồ sơ có nhiều cách lập nhưng đòi hỏi cán bộ văn thư, cán bộ được theo dõi giải quyết công việc phải lập sao cho tiện việc tra tìm và sử dụng. 

III. PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ

1. Phương pháp lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ

          1.1 Khái niệm về Danh mục lập hồ sơ

Danh mục hồ sơ: là bảng kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị lập ra trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập.

Bảng danh mục này được dùng để hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành, giúp các cơ quan, đơn vị lập hồ sơ được chủ động, chính xác; quản lý công văn, giấy tờ được chặt chẽ; tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Ngoài ra, danh mục hồ sơ còn là công cụ hướng dẫn xác định giá trị và nộp lưu tài liệu.

Danh mục hồ sơ được xây dựng cho từng năm, thường lập vào cuối năm trước để kịp sử dụng vào đầu năm.

Như vậy, danh mục này được lập trước khi văn bản được hình thành. Sở dĩ có thể dự kiến trước là vì thành phần và nội dung văn bản của một cơ quan nói chung, của từng đơn vị, tổ chức trong cơ quan nói riêng phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, đơn vị đó. Chức năng của cơ quan, đơn vị thường ổn định trong nhiều năm, còn nhiệm vụ cụ thể trong năm được xác định khi xây dựng kế hoạch công tác năm của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, kế hoạch công tác năm là biểu hiện cụ thể của một cơ quan, đơn vị trong năm. Do vậy, có thể làm căn cứ chủ yếu cho việc lập danh mục hồ sơ.

 

 

 

 

 


MẪU DANH MỤC HỒ SƠ

 

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ... (tên cơ quan, tổ chức)

Năm ...

 

Số và  ký hiệu HS

Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ

Thời hạn bảo quản

Đơn vị/ người lập hồ sơ

Ghi chú

 

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

 

I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN

 

 

 

 

I. PHÒNG ĐÀO TẠO

 

 

 

 

1. Tên đề mục nhỏ

 

 

 

 

1. Đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn

 

 

 

01.ĐT

Tiêu đề hồ sơ

 

 

 

02. ĐT

 

 

 

 

............

 

 

 

 

 

II. PHÒNG BỘ MÁY BIÊN CHẾ

 

 

 

 

1. Tên đề mục nhỏ

 

 

 

50. BM

        Tiêu đề hồ sơ

 

 

 

51.BM

 

 

 

 

...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bản Danh mục hồ sơ này có …….(1) hồ sơ, bao gồm:

…………….(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

…………...(2) hồ sơ bảo quản có thời hạn.

 

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(chữ ký, dấu)

Họ và tên

Hướng dẫn sử dụng:

(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.

            (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục.

            Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu được ghi bằng các số viết tắt của đề mục lớn, khi đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

- Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01, cuối mỗi đề mục để một vài số trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh

- Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn (đơn vị tổ chức hoặc mặt hoạt động), bắt đầu từ số 01, cuối mỗi đề mục cũng để một số dòng trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh.

            Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ. Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La mã; các đề mục nhỏ được đánh số liên tục bằng chữ số Ả rập, riêng trong từng đề mục lớn. Các tiêu đề trong hồ sổtng mỗi đề mục cần được sắp xếp theo trình tự từ những tiêu đề hồ sơ về các công việc chung, mang tính tổng hợp đến những tiêu đề hồ sơ về các công việc cụ thể.

            Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số  năm cụ thể;

            Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;

            Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v..../.

 

 

 

 

 


1.2. Cách lập và sử dụng danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ thường được lập chung cho toàn cơ quan. Nhưng đối với những cơ quan lớn, văn bản hình thành nhiều, có thể lập riêng chơ từng đơn vị, tổ chức. Khi lập danh mục hồ sơ, người lập phải nghiên cứu để nắm vững chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan nói chung, của từng đơn vị, tổ chức nói riêng và nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, viên chức; hiểu rõ thành phần, nội dung các văn bản sẽ hình thành và giá trị của chúng.

Để nắm, hiểu những vấn đề trên, cần phải nghiên cứu các văn bản sau đây:

- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị, tổ chức.

- Các văn bản về phân công trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo cán bộ viên chức cơ quan nói chung.

- Kế hoạch công tác năm (năm lập danh mục hồ sơ) của các đơn vị.

- Các văn bản giao chỉ tiêu, nhiệm vụ công tác liên quan.

- Danh mục hồ sơ của năm trước.

Ngoài ra, để bản danh mục hồ sơ sát đúng với thực tiễn, đòi hỏi người lập phải nắm hiểu tình hình thực tế về lập hồ sơ của những năm trước cũng như lý luận và phương pháp lập hồ và giá trị của các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Thông thường danh mục hồ sơ do cán bộ phụ trách công tác văn thư (hoặc công tác lưu trữ) của cơ quan dự thảo, rồi gửi xuống các phòng, ban đơn vị có liên quan góp ý kiến; trên cơ sở ý kiến đóng góp của các đơn vị, văn thư cơ quan điều chỉnh, bổ sung và trình thủ trưởng cơ quan duyệt, ký, ban hành.

Ngược lại: Từng phòng, ban, đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của mình trong năm dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị; cán bộ phụ trách công tác văn thư hoặc lưu trữ cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh và tổng hợp thành văn bản danh mục hồ sơ của toàn cơ quan, trình thủ trưởng cơ quan duyệt và ký ban hành. Bản danh mục sẽ được sao in thành nhiều bản gửi xuống các đơn vị để thực hiện.

Vào đầu năm, văn thư cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ lên bìa và giao cho đơn vị hoặc cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ đó. Trong quá trình giải quyết công việc, người lập sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành liên quan đến hồ sơ và bìa hồ sơ (kể cả tài liệu tham khảo để giải quyết sự việc đó). Sau khi sự việc đã kết thúc (vào cuối năm), thì làm một số công việc cần thiết để hoàn thiện hồ sơ, gồm những nội dung dưới đây:

- Nếu các văn bản có liên quan đến hồ sơ còn thiếu (do đưa cho thủ trưởng hoặc các đơn vị, cá nhân trong cơ quan xem xét nghiên cứu) thì phải thu về cho đầy đủ.

- Loại bỏ những văn bản xét thấy không cần phải tiếp tục lưu giữ (không còn giá trị) và những văn bản trùng lặp thông tin.

- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ theo một trật tự hợp lý để tra cứu được thuận tiện.

- Đánh số tờ để cố định thứ tự các văn bản trong hồ sơ như đã sắp xếp.

- Viết mục lục văn bản trong hồ sơ.

- Bổ sung những yếu tổ thông tin còn thiếu ở ngoài bìa hồ sơ như ngày tháng bắt đầu và kết thúc, số tờ của hồ sơ…

- Viết chứng từ kết thúc

Vì Danh mục hồ sơ được lập ra trước khi thực hiện các nhiệm vụ công tác, cho nên không trách khỏi những trường hợp không phù hợp với thực tế, chẳng hạn, một nhiệm cụ được đề ra trong kế hoạch nhưng về sau lại thay đổi không thực hiện nữa. Trong trường hợp này sẽ không hình thành các văn bản có liên quan đến thực hiện nhiệm vụ đó và dĩ nhiên sẽ không có hồ sơ như danh mục đã lập. Trong thực tế hoạt động của các đơn vị có những nhiệm vụ hoặc sự việc đột xuất không có trong kế hoạch năm và trong danh mục hồ sơ. Trong trường hợp này cần bổ sung vào bản danh mục những hồ sơ hình thành đột xuất đó.

 Một số điểm lưu ý khi lập danh mục hồ sơ

- Áp dụng cách làm nào là tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị. Điều cơ bản là làm thế nào cho mỗi cán bộ nhân viên làm công tác văn thư, tài liệu thấy được tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ để tích cực tham gia ý kiến hoặc tham gia xây dựng và thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ.

- Muốn lập được danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp cần nghiên cứu để nắm vững các điểm sau:

+ Nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan.

+ Nắm vững Kế hoạch hoạt động của cơ quan, các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư, quan hệ giữa cơ quan, đơn vị mình với cơ quan, đơn vị khác; chương trình, kế hoạch của cơ quan, đơn vị ...

+ Nắm được các loại văn bản, tài liệu của cơ quan làm ra và văn bản, tài liệu của các cơ quan khác gửi đến, các loại hồ sơ đã lập trong năm trước.

+ Nắm được các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác  định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản mẫu (nếu có), kinh nghiệm xác định giá trị tài liệu của những năm trước.

+ Việc xây dựng danh mục hồ sơ cần làm dần từng bước, sau mỗi năm cần rút kinh nghiệm để danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị.

2. Lập hồ sơ trong trường hợp không có Danh mục hồ sơ

Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuận lợi cho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơ quan Nhà nước đã không lập được bản danh mục này, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan đã không được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề, sự việc vừa được giải quyết xong. Do đó các văn bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa vấn đề này với vấn đề khác. Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ sẽ trở nên khó khăn hơn và được tiến hành theo trình tự sau :          

- Phân loại hồ sơ.

          - Sắp xếp văn bản trong hồ sơ.

          - Đánh số tờ.

          - Viết Mục lục văn bản.

          - Viết chứng từ kết thúc.

          - Viết bìa hồ sơ.

2.1. Phân loại hồ sơ

Phân loại hồ sơ là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của văn bản (những điểm giống nhau của văn bản) để chia chúng thành các hồ sơ cụ thể, phù hợp với khái niệm hồ sơ và đảm bảo các yêu cầu về lập hồ sơ.  Đây là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng hồ sơ được lập. Hồ sơ được phân loại hợp lý thì về cơ bản đã đảm bảo được bốn trong năm yêu cầu lập hồ sơ. Lập hồ sơ là một khái niệm về phân loại nên khi phân loại hồ sơ phải căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của văn bản, như các đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian, địa lý. Trong đó phải lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu. Sau đây là cách vận dụng các đặc trưng của văn bản để lập hồ sơ.

2.1.1. Đặc trưng vấn đề

Khi phân loại hồ sơ, chủ yếu phải lấy vấn đề mà nội dung văn bản đề cập làm cơ sở để sưu tầm và tập hợp văn bản. Tất cả những văn bản có nội dung liên quan với nhau về một vấn đề (một sự việc, một công việc, một đối tượng) sẽ được tập hợp thành một hồ sơ. Hồ sơ lập theo đặc trưng này sẽ phù hợp với khái niệm về hồ sơ và đảm bảo đầy  đủ nhất các yêu cầu về lập hồ sơ. Trong thực tế, người ta thường nghiên cứu văn bản theo từng vấn đề, sự việc, do đó, nếu hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề sẽ giúp cho người nghiên cứu tra tìm văn bản được nhanh chóng, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh.

Khi phân loại hồ sơ theo đặc trưng này là phải xác định phạm vi vấn đề (sự việc) cho hợp lý. Nói chung, văn bản trong một hồ sơ phải cùng phản ánh một vấn đề cụ thể. Phạm vi vấn đề rộng hay hẹp chủ yếu là tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành nên văn bản. Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan quy định thành phần, nội dung và khối lượng văn bản hình thành. Đối với những cơ quan nhỏ, một nhiệm vụ cụ thể có thể phân thành một hồ sơ nhưng đối với những cơ quan lớn, một vấn đề có thể phân loại thành nhiều hồ sơ. 

Ví dụ: Ở Uỷ ban nhân dân xã hàng năm có thể hình thành các hồ sơ về sản xuất nông nghiệp, công tác an ninh, trật tự, công tác văn hóa .... Đây là những nhiệm vụ cụ thể mà Uỷ ban nhân dân xã phải quản lý, khối lượng tài liệu hình thành về từng mặt công tác không nhiều, do đó tài liệu phản ánh về mỗi nhiệm vụ công tác nói trên có thể xem là một vấn đề và lập thành một hồ sơ.

Ngược lại, đối với những cơ quan lớn, có chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động và quyền hạn lớn, văn bản phản ánh về một nhiệm vụ công tác nhiều thì có thể lập thành nhiều hồ sơ, mỗi hồ sơ là một sự việc cụ thể. 

Ví dụ: Văn bản về sản xuất nông nghiệp ở Uỷ ban nhân dân tỉnh không thể chỉ lập một hồ sơ như ở Uỷ ban nhân dân xã, mà phải phân loại thành nhiều hồ sơ, gồm các vấn đề cụ thể như:

          - Kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm.

            - Kế hoạch sản xuất nông nghiệp từng vụ.

          - Chỉ đạo sản xuất nông nghiệp.

            - Giống cây trồng

            - Phòng trừ sâu bệnh.

- Các biện pháp kỹ thuật - sản xuất nông nghiệp.

            - Chăn nuôi súc

- Chăn nuôi gia cầm...

          - Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm.

          Đặc trưng vấn đề là đặc trưng được vận dụng phổ biến và chủ yếu trong lập hồ sơ ở các cơ quan, tổ chức, nhưng không phải là đặc trưng duy nhất mà thường được vận dụng kết hợp với một số đặc trưng khác.

            2.1.2. Đặc trưng tên loại văn bản

          Tên loại văn bản là tên loại cụ thể của văn bản. Lập hồ sơ theo đặc trưng này tức là đem tất cả các văn bản có cùng tên gọi lập thành một hồ sơ.

            Ví dụ các hồ sơ:

            - Chỉ thị của Uỷ ban nhân dân tỉnh

            - Thông báo của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái

            Tên loại văn bản thể hiện tính chất và công cụ của văn bản, do vậy lập hồ sơ theo đặc trưng này trong một trừng mực nhất định có thể giúp ta nhận biết được mức độ quan trọng và giá trị của hồ sơ đó. Có thể vận dụng tên loại văn bản làm đặc trưng chính để lập hồ sơ đối với các loại văn bản như lập Chỉ thị, Nghị quyết, Biên bản, Chương trình, Kế hoạch công tác, Thông báo, Báo cáo. Tuy nhiên, hạn chế của hồ sơ theo đặc trưng này không thể hiện được mối liên hệ giữa các văn bản trong hồ sơ, cho nên không tạo thuận lợi cho việc tra tìm và nghiên cứu.

Vì vậy thường chỉ vận dụng để lập hồ sơ đối với các loại văn bản có nội dung phản ánh tổng hợp nhiều vấn đề hoặc văn bản lưu ở văn thư cơ quan.

Còn đối với loại văn bản phản ánh một vấn đề, sự việc cụ thể thì nên lập theo đặc trưng vấn

Ví dụ: Báo cáo của UBND các huyện thị xã, thành phố thuộc tỉnh Yên Bái về tình hình thực hiện kế hoạch thu chi ngân sách 6 tháng đầu năm năm 2011.

            2.1.3. Đặc trưng tác giả        

            Tác giả là cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Lập hồ sơ theo đặc trưng này tức là đem các văn bản của cùng một tác giả vào một hồ sơ cho dù những văn bản đó có thể khác nhau về nội dung, về thể loại.

Ví dụ:

- Chỉ thị, Nghị quyết của Ban thường vụ tỉnh Yên Bái.

- Quyết định của UBND tỉnh.

Lập hồ sơ theo đặc trưng tác giả thường làm cho văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc bị xé lẻ, không giữ được mối liên hệ khách quan, gây khó khăn cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu. Do vậy, trong thực tế đặc trưng này rất ít được vận dụng làm đặc trưng chính để lập hồ sơ.

2.1.4. Đặc trưng cơ quan giao dịch

Cơ quan giao dịch tức là cơ quan có công văn, giấy tờ trao đổi trong quá trình giải quyết các công việc cụ thể có liên quan. Nếu lập hồ sơ theo đặc trưng này tức là đem tất cả các văn bản trao đổi với nhau trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc vào đó lập thành một hồ sơ, cho dù nội dung của chúng đề cập đến các vấn đề khác nhau. Tuy nhiên lập như vậy sẽ không thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu. Do vậy đặc trưng này thường được vận dụng kết hợp với đặc trưng vấn đề và được xem là một đặc trưng phụ. 

Ví dụ:

- Công văn, giấy tờ trao đổi giữa Trường Đại học Nội vụ và Trường Chính Trị tỉnh Yên Bái về đào tạo Đại học ngành Lưu trữ học và quản trị văn phòng

- Công văn, giấy tờ trao đổi giữa UBND tỉnh Yên Bái với UBND huyện Trấn Yên về cứu tế xã hội.

Hồ sơ lập theo đặc trưng này có thể phản ánh sự phối hợp giải quyết một vấn đề cơ sở liên quan giữa hai cơ quan hoặc mối quan hệ lãnh đạo, chỉ đạo giữa cấp trên với cấp dưới trong giải quyết một vấn đề sự việc nào đó

Hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề thường kết hợp với đặc trưng cơ quan giao dịch và thường được xem là đặc trưng phụ. Trong thực tế giữa hai cơ quan hàng năm có thể trao đổi rất nhiều văn bản để giải quyết nhiều vấn đề khác nhau gồm những văn bản có nội dung trao đổi, thông báo, kiến nghị, đề nghị, hỏi, trả lời.

Trong trường hợp này không thể tập hợp tất cả các văn bản vào một hồ sơ mà nên lập theo từng vấn đề.

Ví dụ: Giữa Trường Đại học Nội vụ và Trường Chính Trị tỉnh Yên Bái hàng năm trao đổi với nhau như công văn giải quyết một vấn đề cụ thể như vấn đề thực hiện quy chế giảng dạy và học tập, vấn đề học bổng của sinh viên….

 Nếu tất cả công văn ví dụ này lập thành một hồ sơ theo đặc trưng cơ quan giao dịch thì sẽ không hợp lý mà phải phân loại thành nhiều hồ sơ

Ví dụ các hồ sơ trên được lập

- Công văn, giấy tờ trao đổi giữa Trường Đại học Nội vụ và Trường Chính Trị tỉnh Yên Bái về thực hiện quy chế giảng dạy và học tập

- Công văn, giấy tờ trao đổi giữa Trường Đại học Nội vụ và Trường Chính Trị tỉnh Yên Bái về vấn đề học bổng của sinh viên.

2.1.5. Đặc trưng thời gian

Trong một văn bản có thể có 2 loại thời gian: thời gian giới hạn năm tháng của vấn đề sự việc và nội dung của văn bản đề cập (kế hoạch thu chi ngân sách năm 2010, báo cáo tình hình giá cả thị trường quý I năm 2011) và thời gian ban hành văn bản. Về thời gian ban hành văn bản thì bất cứ văn bản nào cũng cần phải có.

Lập hồ sơ theo đặc trưng thời gian tức là đem tất cả các văn bản có nội dung và thời gian đề cập giống nhau hoặc các văn bản có cùng thời gian ban hành lập thành một hồ sơ.

Ví dụ: Báo cáo kết quả công tác 6 tháng đầu năm năm 2011 của các Phòng Nội vụ.

Ở hồ sơ thứ nhất, các báo cáo sơ kết 6 tháng đầu năm năm 2011 của tất cả các Phòng Nội vụ trong tỉnh được lập thành một hồ sơ. Ở hồ sơ này thời gian “6 tháng đầu năm 2011” là giới hạn năm, tháng của vấn đề mà các văn bản đề cập và là một bộ phận hợp thành nội dung hồ sơ.

Trong hoạt động của cơ quan, nói chung lấy năm làm đơn vị thời gian để lập kế hoạch công tác và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác của cơ quan. Các công việc của cơ quan thường bắt đầu vào đầu năm và kết thúc vào cuối năm, sang năm sau lại lại theo một kế hoạch khác. Bởi vậy, đặc trưng thời gian ban hành văn bản là một trong những đặc trưng được vận dụng phổ biến nhất trong lập hồ sơ. Nhưng nếu chỉ đơn thuần dựa vào thời gian ban hành văn bản để vấn đề, sự việc sản sinh trong hoạt động của cơ quan, đơn vị bị xé lẻ, gây trở ngại cho việc tra tìm và nghiên cứu, sử dụng.

Ví dụ: Ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, các quyết định, chỉ thị của Thủ tướng

Chính phủ, chỉ thị, thông tư, của Thủ tướng Chinh phủ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về công tác thuỷ nông năm 2010, hồ sơ trên cho ta biết trong năm 2010 nhà nước đã ban hành những chủ trương, chính sách và biện pháp gì về công tác thuỷ nông. Lập hồ sơ theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng thời gian có thể phản ánh đặc điểm, tình hình công tác của cơ quan trong thời gian nhất định, thuận lợi cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu.

        Khi phân loại hồ sơ theo năm, cần phải xác định chính xác vấn đề được đề cập trong văn bản thuộc năm nào để đưa văn bản vào lập hồ sơ năm đó. Nhìn chung, năm hình thành văn bản cũng là năm của vấn đề, sự việc mà nội dung văn bản đề cập. Tuy nhiên, trong thực tế hoạt động của các cơ quan, cũng có trường hợp văn bản ban hành từ năm trước đến năm sau mới bắt đầu thực hiện nội dung được đề cập trong đó. Ngược lại có những công việc đã được thực hiện và hoàn thiện từ năm trước, những năm sau mới tiến hành tổng kết và ban hành văn bản. Gặp những trường hợp nêu trên, cần phải nghiên cứu và phân tích cụ thể để xác định nên đưa các văn bản về lập hồ sơ ở năm nào thì hợp lý nhất.

Xử lý như sau:

a) Đối với các văn bản như kế hoạch năm, báo cáo tổng kết năm, báo cáo thống kê năm, dự toán và quyết toán kinh phí năm…được lập hồ sơ ở năm mà nội dung các văn bản đó đề cập.

Ví dụ: ở Sở Nội vụ, kế hoạch công tác năm 2010 được lập và được phê duyệt tháng 12 năm 2009; Báo cáo tổng kết công tác năm của cơ quan và đơn vị năm 2010 được ban hành tháng 01/2011. Khi lập hồ sơ phải đưa các văn bản này vào năm 2010, tức là năm mà nội dung của văn bản đề cập.

b) Đối với kế hoạch dài hạn (3 năm, 5 năm..) thì lập hồ sơ ở đầu kế hoạch. Còn với các báo cáo tổng kết, báo cáo thông kê tình hình thực hiện kế hoạch dài hạn thì lập hồ sơ ở năm cuối kế hoạch.

Cách phân loại này nói chung phù hợp với hoạt động của cơ quan theo thời gian, thực tiện cho việc nộp lưu, phân loại, hệ thống hóa hồ sơ và nghiên cứu, sử dụng tài liệu ở văn thư và lưu trữ.

c) Trường hợp nội dung văn bản vừa tổng kết công tác năm, vừa đề ra phương hướng, nhiệm vụ hoặc kế hoạch công tác năm tới. Khi lập hồ sơ cần phải xác định rõ nội dung văn bản đặt trọng tâm vào vấn đề nào - tổng kết công năm hay đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho năm tới. Nếu trọng tâm của văn bản tổng kết công tác thì lập hồ sơ ở năm công tác mà văn bản tổng kết. Nếu nội dung văn bản đặt trọng tâm vào phương hướng nhiệm vụ hoặc kế hoạch công tác năm tới thì đưa vào lập hồ sơ ở năm sau.

Ví dụ:

- Báo cáo tổng kết công tác năm 2010 và phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2011 của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái. Trọng tâm của báo cáo tổng kết công tác năm 2010, còn nhiệm công tác năm 2011chỉ nêu một cách khái quát mang tính định hướng thì văn bản này được lập hồ sơ ở năm 2010.

Trường hợp cả hai vấn đề thuộc nội dung của văn bản nêu trên đều quan trọng như nhau, thì  văn bản đó nên lập hồ sơ ở cả hai năm bằng cách sử dụng cả bản sao.

d) Đối với các văn bản có liên quan đến các vụ án hoặc các sự việc giải quyết trong nhiều năm, thì văn bản đó nên lập ở năm kết thúc vụ án hoặc sự việc đó.

e) Đối với một số tổ chức và ngành hoạt động, do đặc điểm và tổ chức ngành nghề nên thời gian hoạt động không tính theo năm dương lịch (từ tháng 01đến 31 tháng 12) mà theo nhiệm kỳ hoặc theo năm chuyên môn của ngành đó.

2.1.6. Đặc trưng địa lý

Trong lập hồ sơ có khi người ta còn đem những văn bản của các tác giả cùng trong một khu vực hoặc các văn bản có nội dung liên quan đến một khu vực, một đơ vị hành chính (tỉnh, thành phố, huyện, xã…) lập thành một hồ sơ.

Ví dụ các hồ sơ

- Báo cáo của các Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn các tỉnh vùng Đồng bằng sông Cửu Long về tình hình sản xuất nông nghiệp vụ hè - thu năm 2010.

- Báo cáo và các tài liệu điều tra của Viện thổ nhưỡng, Sở Nông nghiệp  và Phát triển nông thôn tỉnh Yên Bái về thổ nhưỡng các huyện miền núi tỉnh Yên Bái.

Lập hồ sơ theo đặc trưng địa lý sẽ phản ánh được tình hình các mặt hoặc các vấn đề, sự kiện có liên quan đến một vùng lãnh thổ nhất định, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, tìm hiểu đặc trưng này thường chỉ vận dụng kết hợp với đặc trưng vấn đề.

Tóm lại: phân loại hồ sơ là khâu quan trọng nhất của lập hồ sơ. Việc phân loại hồ sơ phải căn cứ vào các đặc trưng của văn bản (còn gọi là các đặc trưng lập hồ sơ) để vận dụng một cách tổng hợp và linh hoạt, một hồ sơ có thể kết hợp vận dụng hai, ba hoặc bốn đặc trưng, trong đó đặc trưng chính.

Trong thực tế lập hồ sơ ở các cơ quan, nói chung đặc trưng vấn đề thường được sử dụng làm đặc trưng chính. Bởi lẽ hồ sơ lập theo đặc trưng này sẽ đảm bảo được mối liên hệ lịch sử của các văn bản bên trong, thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin và nghiên cứu, sử dụng. Tuy vậy, việc chọn đặc trưng nào là chính để lập hồ sơ, còn tùy theo tình hình cụ thể của các văn bản, chẳng hạn, nếu như các văn bản có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề khác nhau, dĩ nhiên không lập theo đặc trưng vấn đề mà phải lập theo đặc trưng tên loại văn bản hoặc các đặc trưng khác.

2.2. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

          Các văn bản trong hồ sơ cần sắp xếp theo một trình tự hợp lý để tra tìm và nghiên cứu các văn bản được nhanh chóng và thuận lợi. Tuỳ theo nội dung và các đặc điểm khác của văn bản trong hồ sơ để chọn một trong những cách sắp xếp dưới đây:

          a) Sắp xếp theo trình tự thời gian

          Bằng cách sắp xếp này, văn bản có ngày tháng ban hành sớm sẽ được xếp lên trên, các văn bản có ngày tháng ban hành muộn hơn sẽ lần lượt được xếp dưới. Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với hồ sơ phản ánh sự việc, vấn đề theo trình tự thời gian và hồ sơ lập theo đặc trưng tên gọi văn bản, đặc trưng tác giả.

b) Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc

Cách sắp xếp này theo một trình tự mà các văn bản hình thành trong vấn đề giải quyết vấn đề, sự việc. Có nghĩa là văn bản nào hình thành trước thì để lên trên, văn bản nào hình thành sau thì xếp xuống dưới.

Thường được áp dụng cho các hồ sơ có quá trình giải quyết công việc liên tục như hồ sơ vụ án, hồ sơ hội nghị…

c) Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản

Cách sắp xếp này dược áp dụng đối với hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả. Bởi văn bản do một văn bản ban hành thường đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian.

d) Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của  tác giả.

Nếu trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệu khác nhau thì căn cứ vào mức độ quan trọng của văn bản để sắp xếp, loại quan trọng sắp xếp trước, loại ít quan trọng sắp xếp sau (như Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Quyết định, chỉ thị…)

Nếu trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều tác giả nào quan trọng sắp xếp trước, ít quan trọng hơn sắp xếp sau (như Chính phủ xếp trước các Bộ; các tỉnh xếp trước trước các huyện…)

đ) Sắp xếp theo vần chữ cái

Cách sắp xếp này thường dùng đối với các hồ sơ gồm những văn bản liên quan đến tên người hoặc địa danh.

Ví dụ: Trong một hồ sơ: Quyết định của Sở Nội vụ về nâng bậc lương cho cán bộ, công chức, viên chức năm 2010, các văn bản được sắp xếp theo trình tự sau:

- Quyết định nâng bậc lương cho ông Lê Văn A

- Quyết định nâng bậc lương cho Hoàng Thị B

- Quyết định nâng bậc lương cho Nguyễn Trọng B

- Quyết định nâng bậc lương cho Trần văn Ba

- Quyết định nâng bậc lương cho Phan Ngọc C

- Quyết định nâng bậc lương cho Lý Thị D

Ngoài cách sắp xếp nói trên còn có thể sắp xếp theo tầm quan trọng của tác giả văn bản, theo các chuyên đề, vấn đề mà nội dung văn bản đề cập.

 

 

Ví dụ:

- Chỉ thị, Quyết định của UBND tỉnh về nuôi trồng, chế biến và quản lý dược liệu. Các văn bản sắp xếp theo thứ tự từng chuyên đề. Nuôi trồng dược liệu, chế biến dược liệu và quản lý dược liệu.

Một số điểm cần chú khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

- Các bản kế hoạch, báo cáo công tác thì sắp xếp vào năm mà nội dung kế hoạch báo cáo nói tới.

Ví dụ: Kế hoạch công tác năm 2004 được ký ban hành cuối năm 2003 nhưng sắp xếp vào năm 2004

Báo cáo tổng kết năm 2004 nhưng làm vào đầu năm 2005 thì phải xếp vào năm 2004.

- Các bản kế hoạch công tác nhiều năm thì sắp xếp vào năm đầu mà kế hoạch có nói tới. Các bản báo cáo nhiều năm thì sắp xếp vào cuối năm mà báo cáo tới.

Ví dụ: Kế hoạch 2 năm 2003 - 2004 thì sắp xếp vào năm 2003.

- Nếu hồ sơ có phim, ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì và để vào cuối hồ sơ. Nếu có băng ghi âm, ghi hình bảo quản riêng thì ghi chú vào mục lục văn bản nơi bảo quản để tiện cho việc tra tìm.

2.3. Đánh số tờ

            Hồ sơ cần được đánh số tờ theo thứ tự trên xuống dưới đề cố định vị trí sắp xếp, tạo thuận lợi cho việc bảo quản và tra tìm văn bản trong hồ sơ.

Dưới đây là cách đánh số tờ:

- Mỗi tờ của văn bản được đánh một số vào góc phải phía trên bằng bút chì. Sở dĩ đánh số bằng bút chì mà không dùng các loại bút mực khác là giữ được độ bền màu lâu hơn.

- Không đánh số vào những tờ giấy trắng

- Trường hợp hồ sơ có phong bì kèm theo văn bản thì mỗi phong bì được đánh  một số riêng.

- Khi đánh số cần hết sức cẩn thận, không được bỏ sót hoặc đánh trùng số. Trong trường hợp bỏ sót hoặc đánh trùng số thì đánh như sau:

+ Trường hợp đánh sót: Dùng số của tờ trước và thêm a, b,c….. vào sau số đó.

Ví dụ: Tờ trước có số 14 thì các tờ bỏ sót sẽ là 14a, 14b, 14c…

+ Trường hợp đánh trùng số: Thêm a, b, c vào sau các số trùng.

Ví dụ: Hồ sơ có 3 tờ đánh số 20 thì các tờ đánh số 20 thứ hai và thứ ba sẽ mang 20a, 20b.

- Các tờ mục lục văn bản được đánh số riêng và thống kê riêng.

2.4. Biên mục hồ sơ

Biên mục hồ sơ là ghi chép bìa hồ sơ và tờ mục lục văn bản thành phần, nội dung và những thông tin cần thiết khác của văn bản trong hồ sơ để tra tìm nhanh chóng, nghiên cứu và sử dụng thuận lợi Biên mục hồ sơ được tiến hành trong lập hồ sơ hiện hành, đồng thời cũng được thực hiện ở lưu trữ cơ quan và các lưu trữ lịch sử khác trong trường hợp tài liệu giao nộp chưa được lập hồ sơ hoặc đã lập nhưng chưa đáp ứng yêu cầu, nên phải lập hoặc bổ sung, điều chỉnh.

Yêu cầu của biên mục hồ sơ là phải thực hiện chính xác thành phần, nội dung và các yếu tố thông tin cần thiết khác của  hồ sơ. Để đảm bảo yêu cầu này, cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của cơ quan hình thành hồ sơ, nội dung của các văn bản trong hồ sơ

Nội dung biên mục hồ sơ gồm hai phần: Biên mục ngoài bìa hồ sơ và mục lục văn bản trong hồ sơ.

2.4.1. Biên mục ngoài bìa hồ sơ

Bìa hồ sơ được cấu thành bởi các thành  phần dưới đây:

Tên cơ quan, tên đơn vị tổ chức, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng tờ, thời hạn bảo quản, số lưu trữ.

Khi biên mục ngoài bìa hồ sơ, không những phải thực hiện chính xác các thành phần nói trên mà còn phải chú ý về kỹ thuật trình bày, sao cho rõ ràng, mỹ quan và làm nổi bật được nhưng yếu tố thông tin chủ yếu.

Dưới đây sẽ lần lượt trình bày về cách thể hiện các thành phần của bìa hồ sơ.

BÌA HỒ SƠ

 

TÊN CƠ QUAN……………...

(TÊN ĐƠN VỊ, TỔ CHỨC)……..

HỒ SƠ

……………………

……………………

……………………

         ( Từ ngày…tháng…năm…đến

           ngày…tháng…năm…)

          gồm…tờ

 

 

 

 

Phông số……

Mục lục số….                 Thời hạn bảo quản

Hồ sơ số…….                        …………

 

Hướng dẫn cách ghi bìa hồ sơ

- Ghi tên cơ quan chủ quản ( nếu có).

- Ghi tên cơ quan, đơn vị lập hồ sơ

- Ghi tiêu đề của hồ sơ ( phải viết tên của hồ sơ):

+ Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc: ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu sớm nhất và ngày, tháng, năm của văn bả, tài liệu muộn nhất trong hồ sơ.

+ Số lượng tờ: Ghi theo số lượng tờ trong đơn vị bảo quản( không kể tờ mục lục văn bản và tờ chứng từ kết thúc).

+ Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn hoặc có thời hạn

+ Phông số, mục lục, hồ sơ số do cán bộ lưu trữ ghi

- Tên cơ quan

Tên cơ quan là tên của  cơ quan đã hình thành hồ sơ đó (trong lưu trữ gọi đơn vị hình thành phông). Cần viết tên gọi chính thức của cơ quan và phải viết hoàn chỉnh. Chỉ được viết tắt đối với những tên cơ quan đã dùng phổ biến. Trong trường hợp cần thiết, tên gọi tắt có thể viết trong ngoặc đơn sau khi đã nêu nêu tên chính thức của cơ quan đó.

Ví dụ: Chẳng hạn trước tháng 8/2010, cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước có tên gọi là Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ, nhưng từ ngày 9/2010 được đổi tên thành Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Như vậy tên bìa hồ sơ năm 2010 của Chi Cục sẽ là Chi Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước.

Đối với hồ sơ khởi đầu ở một cơ quan này, nhưng kết thúc ở một cơ quan khác, thì ngoài bìa sẽ ghi tên cơ quan cuối. Trường hợp này có thể xảy ra khi các cơ quan sáp nhập với nhau thành một cơ quan mới.

- Tên đơn vị tổ chức

Tên đơn vị tổ chức là tên đơn vị trực thuộc cơ quan đã hình thành hồ sơ đó. Đơn vị tổ chức ở đây có thể là vụ, ban đối với các cơ quan cấp bộ như Vụ Kế hoạch, Vụ Tổ chức - Cán bộ, Ban Thanh tra ….hoặc phòng đối với các cơ quan cấp cục, sở, công ty… như Phòng Hành chính, Phòng Kỹ thuật, Phòng Tổ chức - Cán bộ… Tên đơn vị , tổ chức được viết dưới tên cơ quan nhằm mục đích phân loại về hệ thống hóa hồ sơ được nhanh chóng. Trường hợp tên đơn vị tổ chưc có sự thay đổi cũng sẽ xử lý như trường hợp thay đổi tên cơ quan.

- Ký hiệu hồ sơ

Ký hiệu hồ sơ thường được biểu thị bằng các chữ viết tắt của đơn vị tổ chức kết hợp với số thứ tự hồ sơ mà đơn vị đó sẽ lập. Ký hiệu hồ sơ được viết phía dưới tên đơn vị tổ chức chếch về phía bên phải tờ bìa và trên tiêu đề hồ sơ. Ký hiệu hồ sơ chỉ sử dụng cho hồ sơ hiện hành trong trường hợp cơ quan lập được danh mục hồ sơ. Mục đích chính là để phân biệt hồ sơ giữa các đơn vị, bộ phận trong cơ quan. Còn khi tài liệu đã được giao nộp vào lưu trữ thì ký hiệu không có ý nghĩa.

- Tiêu đề hồ sơ

Tiêu đề hồ sơ còn được gọi là tên của hồ sơ. Viết tiêu đề hồ sơ tức là ghi chép khái quát thành phần, nội dung và những thông tin cần thiết khác của các văn bản trong hồ sơ lên bìa hồ sơ để phục vụ cho việc tra cứu.

Tiêu đề hồ sơ là thành phần quan trọng và chủ yếu nhất của bìa hồ sơ, nó cung cấp những thông tin chủ yếu về hồ sơ đó cho người nghiên cứu, đồng thời là căn cứ quan trọng khi xây dựng các công cụ tra cứu khoa học trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử như mục lục hồ sơ, bộ thẻ hệ thống, thẻ chuyên đề …Bởi vậy, viết tiêu đề hồ sơ là một phần việc quan trọng của cán bộ văn thư lưu trữ trong lập hồ sơ nói chung, biên mục hồ sơ nói riêng.

* Yêu cầu về viết tiêu đề hồ sơ

Viết tiêu đề hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:

- Ngắn gọn và khái quát chính xác nội dung và các thành phần khác của văn bản trong hồ sơ.

- Ngôn ngữ phải hiện đại.

- Đảm bảo quan điểm chính trị đúng đắn.

Ngắn gọn và khái quát chính xác nội dung và các thành phần của các văn bản trong hồ sơ là một yêu cầu nghiêm khắc được đặt ra khi viết tiêu đề hồ sơ.

Một mặt, do hồ sơ gồm nhiều văn bản, khuôn khổ bìa hồ sơ có hạn, không cho phép viết dài mà phải viết khái quát.

Mặt khác nếu viết theo kiểu liệt kê từng tài liệu, thì sẽ không tóm lược được nọi dung của hồ sơ, khiến người đọc khó nắm được nội dung cơ bản của hồ sơ đó, như vậy sẽ không không giúp ích được nhiều cho việc ra tìm tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu khoa học.

Bất cứ văn bản hình thành trong thời đại nào, khi viết tiêu đề hồ sơ cũng phải trình bày bằng ngôn ngữ hiện đại, viết đúng cú pháp, lời văn trong sáng, dễ hiểu, không được sao chép máy móc những từ cổ, những câu văn tối nghĩa được phản ánh trong các văn bản của hồ sơ.

Tuy nhiên, đối với những từ ngữ phản ánh đặc điểm của các thời kỳ lịch sử như tên người, tên cơ quan, địa danh, chức vụ, thuật ngữ về luật pháp… thì cần thể hiện trung thực, không được thay thế bằng những ngôn từ hiện đại làm mất tính lịch sử của văn bản.

Ngoài ra các yêu cầu nói trên tiêu đề hồ sơ phải phản ánh được các đặc trưng đã chọn để lập hồ sơ. Việc phản ánh các đặc trưng lập hồ sơ vào tiêu đề là điều kiện quan trọng thể hiện chính xác thành phần nội dung của các văn bản trong hồ sơ.

* Các yếu tố thông tin của tiêu đề hồ sơ và cách thể hiện

Các yếu tố thông tin của tiêu đề hồ sơ bao gồm:

Tên loại văn bản, tác giả văn bản, cơ quan giao dịch, nội dung văn bản, thời gian, địa điểm. Tuy nhiên, không phải hồ sơ nào cũng phải thể hiện đầy đủ các yếu tố thông tin nói trên, mà tuy thuộc bởi các đặc trưng vận dụng để lập hồ sơ và tình hình cụ thể của các văn bản trong hồ sơ đó. Cách thể hiện các yếu tố thông tin trong tiêu đề như sau:

- Tên loại văn bản

Nêu ở tiêu đề hồ sơ nhằm giới thiệu trong hồ sơ đó gồm có những loại văn bản gì - nghị quyết, chỉ thị, báo cáo, thông báo…tên loại văn bản nêu ở tiêu đề hồ sơ còn có tác dụng phản ánh tính chất và tầm quan trọng của hồ sơ đó. Do vậy, tên loại văn bản là một yếu tố thông tin cần được thể hiện chính xác ở tiêu đề.

Ví dụ:

- Nghị đinh, quyết định, thông tư, kế hoạch, báo cáo của Chính phủ, Bộ lao động Thương binh - Xã hội, Bộ Tài chính về vấn đề bảo hiểm xã hội. Năm 2000.

- Tác giả văn bản

Tác giả văn bản nêu ở tiêu đề nhằm giới thiệu các văn bản trong hồ sơ là của những cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nào; đồng thời qua đó giúp người đọc nắm hiểu được phần nào mức độ quan trọng và sự hoàn chỉnh của hồ sơ. Do vậy, khi viết tiêu đề hồ sơ, tác giả văn bản cần được giới thiệu đầy đủ và chính xác. Tên tác giả phải viết đầy đủ, không được viết tắt hay tên gọi tắt nếu cách viết tắt hoặc gọi tắt đó chưa được chính thức thừa nhận.

Nếu tác giả là cá nhân thì phải nêu đầy đủ họ tên, cấp bậc, chức vụ để người đọc hiểu được đầy đủ và chính xác về người làm ra văn bản đó.

Ví dụ:

Thư của Chủ tịch nước Trần Đức Lương gửi các cháu thiếu niên và nhi đồng nhân ngày Thiếu nhi quốc tế ngày 1 tháng 6 năm 2010.

- Cơ quan giao dịch

Đối với hồ sơ lập theo đặc trưng cơ quan giao dịch thì tên các cơ quan (hoặc cá nhân) có công văn trao đổi với nhau cần được nêu ở tiêu đề, để qua đó người đọc biết được những cơ quan hoặc cá nhân có liên quan đến việc giải quyết vấn đề được các văn bản trong hồ sơ đề cập.

Ví dụ:

Công văn trao đổi giữa Trường Chính trị tỉnh Yên Bái với Sở Nội vụ về đào tạo đại học tại chức ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Năm 2004.

Tiêu đề hồ sơ trên có thể viết ngắn gọn hơn bằng cách không nêu đầy đủ tên tác giả là cơ quan lập ra hồ sơ đó. Chẳng hạn, nếu hồ sơ trên được lập ở Trường Chính trị tỉnh thì tiêu đề sẽ là:

+ Công văn trao đổi với Sở Nội vụ về đào tạo đại học tại chức ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Năm 2004.

Nếu hồ sơ ở Sở Nội vụ thì tiêu đề được viết như sau:

+ Công văn trao đổi với Trường Chính trị tỉnh về đào tạo đại học tại chức ngành ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Năm 2004.

- Thời gian

Khi viết tiêu đề hồ sơ, cần phân biệt hai loại thời gian đến hồ sơ: Thời gian giới hạn năm tháng của các vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản của hồ sơ và thời gian ban hành văn bản.

Loại thời gian đầu tiên liên quan chặt chẽ với nội dung văn, thiếu nó thì nội dung văn bản không được làm sáng tỏ. Bởi vậy, loại thời gian này nhất thiết phải được thể hiện đầy đủ và chính xác tiêu đề hồ sơ.

Ví dụ: Đề án, kế hoạch về sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp Nhà nước giai đoạn 2002- 2005 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái.

Thời gian ban hành văn bản có trong tất cả các văn bản vì nó là một thành phần không thể thiếu của văn bản so cơ quan ban hành. Đối với loại thời gian này có mấy cách thể hiện dưới đây:

Cách thứ nhất: Trường hợp hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề và nội dung các văn bản trong hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau (hồ sơ vụ việc) thì thời gian lập văn bản được ghi ở thành phần “ngày tháng bắt đầu và kết thúc” phía dưới tiêu đề hồ sơ.

Cách thứ hai: Trường hợp hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề nhưng các văn bản trong hồ sơ không có quá trình giải quyết văn thư liên tục (không có mối liên hệ chặt chẽ với nhau) thì thời gian lập văn bản được ghi cuối tiêu đề sau dấu chấm ngắt câu.

Ví dụ: Chỉ thị, thông tư của Bộ Tài chính về thu thuế giá trị gia tăng. Năm 2002.

Cách thứ ba: Trường hợp hồ sơ chỉ có một văn bản và văn bản quan trọng thì ở tiêu đề vẫn thể hiện cả số và ký hiệu, ngày, tháng, năm, tác giả và trích yếu nội dung của văn bản đó.

Ví dụ: Nghị định số 110/CP ngày 23 tháng 9 năm 1997 của Chính phủ quyết định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

Cách thứ tư: Trường hợp hồ sơ được lập theo đặc trưng chính là thời gian, cần ghi năm ban hành văn bản đó ở tiêu đề .

Ví dụ: Nghị quyết, chỉ thị của Tỉnh uỷ và Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái. Năm 2001.

- Địa điểm

Yếu tố thông tin địa điểm nêu ở tiêu đề hồ sơ có thể là nơi xảy ra sự kiện, hiện tượng mà các văn bản trong hồ sơ đề cập đến.

Ví dụ: Hồ sơ về cải tạo đất bạc màu ở xã Khánh hòa huyện Lục Yên, tỉnh Yên Bái.

Đối với hồ sơ mà nội dung các văn bản cùng đề cập đến nhiều địa điểm thuộc cùng một khu vực hoặc đơn vị hành chính, thì ở tiêu đề, yếu tố thông tin này có thể nêu khái quát theo tên của khu vực hoặc đơn vị hành chính đó.

* Thứ tự của các yếu tố thông tin trong tiêu đề hồ sơ

Khi viết tiêu đề hồ sơ, cần chú ý đến kết cấu của các yếu tố thông tin, tức là phải sắp xếp các yếu tố thông tin trong tiêu đề theo một trình tự nhất định. Trình tự sắp xếp hợp lý sẽ góp phần thể hiện được chính xác thành phần và nội dung của các văn bản trong hồ sơ.

Nhìn một cách tổng quát, các yếu tố thông tin trong tiêu đề hồ sơ thường được sắp xếp theo thứ tự: tên loại văn bản, tác giả văn bản, cơ quan giao dịch, nội dung của các văn bản - thời gian mà nội dung văn bản đề cập, địa điểm. Tuy nhiên, trật tự sắp xếp này có thể thay đổi tùy theo đặc điểm của từng hồ sơ cụ thể. Mặt khác, như trên đã nêu, mỗi hồ sơ khi lập thường chỉ vận dụng ba hoặc bốn đặc trưng, ít có hồ sơ vận dụng cả sáu đặc trưng, nên tiêu đề hồ sơ không thể thể đủ cả 6 yếu tố thông tin.

Nếu hồ sơ gồm các văn bản có liên quan với nhau về quá trình giải quyết văn thư thì ở tiêu đề, yếu tố thông tin đầu tiên là hồ sơ, tiếp đến là nhân sự, thời gian, địa điểm (nếu có)

Ví dụ: Hồ sơ về Hội nghị tổng kết công tác xuất bản năm 2001. Hồ sơ này được lập ở Sở Văn hóa thông tin.

Đối với hồ sơ mà các văn bản bên trong không có quá trình giải quyết văn thư liên tục thì các yếu tố thông tin trong tiêu đề hồ sơ sẽ được trình bày theo thứ tự:

Tên loại văn bản - tác giả- nội dung- thời gian- địa điểm (nếu có)

Ví dụ: Báo cáo của Công an thành phố Yên Bái về tình hình trật tự trị an năm 2010 ở các xã phường, thị trấn.

Trường hợp hồ sơ lập theo đặc trưng cơ quan giao dịch giao dịch thì sau tên loại văn bản (tức công văn trao đổi) là cơ quan giao dịch, rồi đến nội dung - thời gian - địa điểm (nếu có).

Ví dụ: Công văn trao đổi giữa Cục Lưu trữ Nhà nước với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái về tổ chức Hội nghị tổng kết công tác văn thư lưu trữ tại Thành phố Yên Bái. Năm 2010.

Đối với hồ sơ được lập thành bởi các loại văn bản như chương trình, kế hoạch, báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết thì yếu tố thông tin tác giả nên đặt ở vị trí cuối cùng của tiêu đề.

Ví dụ: Kế hoạch công tác năm 2010 của các đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái

Trong trường hợp trên, đặt tác giả ở cuối tiêu đề sẽ phù hợp với phong cách ngôn ngữ của tiếng Việt hơn là đặt nó ở vị trí thứ hai sau tên gọi văn bản.

* Tiêu đề hồ sơ mẫu

Trong một cơ quan hoặc một phòng lưu trữ, thường gặp những hồ sơ được lập theo một số đặc trưng giống nhau. Để hướng dẫn về cách viết tiêu đề đối với từng loại hồ sơ, người ta nghiên cứu để xây dựng tiêu đề mẫu đối với từng loại hồ sơ đó. Khi nghiên cứu xây dựng các tiêu đề mẫu, cần phải năm vững chức năng, nhiệm vụ của cơ quan (đơn vị hình thành Phông), tính chất và đặc điểm của các văn bản hình thành ở cơ quan đó. Trên cơ sở này sẽ xác định được các hồ sơ sẽ phải lập và đặt tiêu đề mẫu cho chung.

Chẳng hạn: ở cơ quan Sở Nội vụ sẽ hình thành các hồ sơ như kế hoạch của toàn ngành, kế hoạch của các đơn vị trực thuộc, báo cáo tổng kết của Sở, báo cáo tổng kết của đơn vị, quyết định tiếp nhận, bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển cán bộ…

Ở tiêu đề mẫu cần nêu đầy đủ các yếu tố thông tin có trong nhóm hồ sơ cùng loại, sao cho sát với tình hình thực tế. Các yếu tố thông tin đó có thể là tên loại văn bản và tác giả của các văn bản trong hồ sơ.

Ví dụ: Thông báo của Sở Nội vụ

Cũng có thể gồm các yếu tố thông tin: Tên loại văn bản, tác giả và nội dung của hồ sơ.

- Quyết định của Sở Nội vụ về điều động các thuyên chuyển cán bộ.

Trong tiêu đề mẫu, có trường hợp cần ghi rõ cả địa điểm và thời gian.

Ví dụ:

- Chương trình, kế hoạch đi tham quan, khảo sát các tỉnh miền Trung năm 2010 của các đơn vị thuộc Sở.

- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch năm 2010 của các đơn vị thuộc Sở

Tuy vậy, cần phải thấy rằng, khi áp dụng vào thực tế, không phải mọi tiêu đề hồ sơ đều phải theo đúng như tiêu đề mẫu thuộc nhóm hồ sơ đó mà bên cạnh phần mẫu cần phải đưa vào những yếu tố chỉ có trong hồ sơ đó.

Ví dụ: Tiêu đề mẫu “chương trình, kế hoạch đi tham quan, khảo sát các tỉnh Miền trung của các đơn vị thuộc Sở” đã nêu trên khi biên mục hồ sơ cụ thể là:

Việc áp dụng tiêu đề mẫu đối với các nóm hồ sơ cùng loại, sẽ đảm bảo cho tiêu đề hồ sơ ngắn gọn, chính xác, thống nhất, nâng cao được hiệu suất và chất lượng của công tác biên mục, tạo thuận lợi cho việc xây dựng các công cụ tra cứu  khoa học tài liệu trong các lưu trữ. Đây là một phương pháp biên mục cần được chú ý vận dụng.

Tóm lại: viết tiêu đề hồ sơ là công việc quan trọng và khó khăn nhất của biên mục hồ sơ nói chung, biên mục ngoài bìa hồ sơ nói riêng. Yêu cầu của viết tiêu đề là phải ngắn gọn, khái quát được chính xác nội dung thành của các văn bản trong hồ sơ với ngôn ngữ hiện đại và có quan điểm chính trị đúng đắn. Để đảm bảo được các yêu cầu trên, trước hết nên dự thảo tiêu đề vào một mảnh giấy đính kèm bìa hồ sơ, sau khi hồ sơ đã kiểm tra kỹ về chất lượng lập, mới viết chính thức tiêu đề lên bìa hồ sơ.

- Ngày tháng bắt đầu và kết thúc hồ sơ được ghi ngày dưới tiêu đề hồ sơ. Ngày tháng bắt đầu là ngày tháng của văn bản lập sớm nhất, còn ngày tháng kết thúc là ngày tháng của văn bản ban hành muộn nhất trong hồ sơ đó. Thông thường, đó là giới hạn thời gian bắt đầu và kết thúc quá trình giải quyết vấn đề, sự việc được phản ánh trong hồ sơ. Ghi lại ngày tháng này dưới tiêu đề để phục vụ cho việc tra cứu và hệ thống hóa hồ sơ. Do đó cần phải ghi chính xác.

Việc ghi ngày tháng bắt đầu và kết thúc phụ thuộc vào tính chất và đặc điểm của hồ sơ. Đối với hồ sơ mà các văn bản bên trong có quá trình giải quyết văn thư liên tục thì cần ghi đầy đủ ngày, tháng, năm bắt đầu và kết thúc của hồ sơ đó.

Khi không xác định được chính xác ngày, tháng, năm thì ngày, tháng hoặc năm xác định đó cần đặt trong dấu ngoặc đơn. Chẳng hạn: ( không sớm hơn năm 1993) hoặc (không muộn hơn năm 1995). Nếu xác định được chính xác năm, còn ngày tháng chỉ xác định gần đúng thì năm sẽ để ngoài dấu ngoặc, còn ngày tháng đưa vào trong ngoặc đơn.

Vídụ: Năm 1998 ( không muộn hơn ngày 27 tháng 7).

- Số tờ

Số tờ tức là số lượng tờ của các văn bản trong hồ sơ, được ghi ở phía dưới “thời gian bắt đầu và kết thúc”. Ghi số tờ ở bìa hồ sơ chủ yếu là để phục vụ cho việc kiểm tra và bảo quản các văn bản trong hồ sơ.

Số tờ của bìa hồ sơ được ghi theo số của tờ văn bản cuối cùng trong hồ sơ (trường hợp có các tờ,a…,b…,c… thì phải cộng thêm vào.

- Thời hạn bảo quản

Thời hạn bảo quản của hồ sơ do người lập xác định, được ghi ở góc phải, phía dưới bìa hồ sơ, nhằm phục vụ cho việc thống kê, bảo quản và nghiên cứu sử dụng hồ sơ.

- Số lưu trữ

Số lưu trữ của hồ sơ gồm số của phông mà hồ sơ đó được đưa vào (số của cơ quan hình thành hồ sơ đó), số mục lục hồ sơ và số thứ tự của đơn vị bảo quản hoặc hồ sơ trong mục lục. (Đơn vị bảo quản là đơn vị phân loại và thống kê nhỏ nhất trong lưu trữ. Mỗi hồ sơ thường là một đơn vị bảo quản.

Đối với hồ sơ được chia ra nhiều tập thì mỗi tập là một đơn vị bảo quản được đánh số riêng. Số lưu trữ dùng để tra tìm hồ sơ, và chú dẫn văn bản khi sử dụng chúng. Trong các lưu trữ khi cấp phát các bản chứng thực, sao lục, trích sao, tài liệu lưu trữ và cả trong trường hợp loại huỷ những hồ sơ hết giá trị bảo quản đều phải trích dẫn số lưu trữ của hồ sơ đó.

Ví dụ: Phông số 2, mục lục hồ sơ số 1, đơn vị bảo quản số 25.

Số lưu trữ chỉ áp dụng đối với hồ sơ sau khi được giao nộp vào lưu trữ, còn hồ sơ hiện hành thì không cần ghi.

2.4.2. Viết mục lục văn bản trong hồ sơ

Mục lục văn bản trong hồ sơ có tác dụng giới thiệu một cách có hệ thống thành phần, nội dung và các thông tin cần thiết khác của từng loại văn bản và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ để tra cứu được thuận lợi. Ngoài ra còn nhằm mục đích thống kê và cố định thứ tự sắp xếp văn bản của hồ sơ.

Mục lục văn bản được ghi vào mặt trong của bìa hồ sơ hoặc viết thành tờ riêng và xếp trước các văn bản của hồ sơ. Thông thường, chỉ những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thì mới cần lập mục lục này. Mục lục văn bản trong hồ sơ gồm có các yếu tố thông tin: Số thứ tự, số ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm của văn bản, tác giả văn bản, trích yếu nội dung văn bản, số tờ, ghi chú.

MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN

Số TT

Số, ký hiệu văn bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tác giả văn bản

Tờ số

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

 

            Hướng dẫn cách ghi các cột:

(1)Ghi số thứ tự của văn bản từ 1 đến hết.

(2) Ghi số và ký hiệu của văn bản (nếu không có số và ký hiệu thì không ghi mà ghi vào cột ghi chú).

(3) Ghi ngày tháng trong văn bản ( nếu không có ngày tháng thì không ghi mà ghi vào cột ghi chú).

(4)Ghi tên loại và trích yếu của văn bản.

(5) Ghi tên cơ quan ban hành văn bản.

(6) Ghi tờ số: tức là tờ đầu của văn bản là số mấy thì ghi số đó vào (ví dụ: đây là văn bản tập số 3, có 4 tờ, tờ đầu tiên của văn bản là tờ số 10, ghi là 10-14)

(7) Ghi một số điều cần thiết khác: thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có bút tích, mật…

            Khi viết mục lục văn bản trong hồ sơ, các yếu tố thông tin cần được thể hiện đúng theo văn bản, không được tuỳ tiện thêm bớt hoặc sửa đổi.

Những yếu tố thông tin nào mà văn bản không có thì để trống. Nếu một yếu tố thông tin nào đó mà văn bản không có nhưng người biên mục xác minh được thì có thể ghi vào nhưng phải đặt trong dấu móc vuông  [ ] hoặc chú thích ở cột ghi chú.

2.5. Viết chứng từ kết thúc

- Chứng từ kết thúc là bản thống kê số lượng các tờ, bản trong hồ sơ, đồng thời cũng nêu được chất lượng, trạng thái vật lý của các văn bản, tài liệu trong hồ sơ. Chứng từ kết thúc để vào cuối đơn vị bảo quản.

- Mục đích là kiểm tra, quản lý, bảo quản văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản, tránh mất mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi được văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản phục chế kịp thời.

Người lập hồ sơ, viết chứng từ kết thúc phải ký nhận và ghi rõ họ, tên vào cuối chứng từ kết thúc. Chứng từ kết thúc được in sẵn hoặc đánh máy trên khổ giấy A4 ( 210 mm x 297 mm) theo mẫu thống nhất.

 

MẪU TỪ CHỨNG TỪ KẾT THÚC

CHỨNG TỪ KẾT THÚC

   Đơn vị bảo quản này gồm có …..(1)….(2)…tờ

   Mục lục văn bản có….(1)…(2)….tờ.

   Đặc điểm và trạng thái của tài liệu………….

                         .. …………………………….....

                        ... .………………………………

                        .………………………………….

 

 

                         Ngày…tháng …năm .....

                     Người lập hồ sơ

                                     (Ký tên và ghi rõ tên)

 

 

Hướng dẫn cách ghi từ chứng từ kết thúc

+ (1) số lượng tờ (1) ghi bằng số Ả rập

+ (2) số lượng tờ ghi bằng chữ.

+ Trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu: từ trạng nào giấy tốt, xấu, viết tay, chữ mờ, khó đọc, có bút tích sửa chữa…

IV. PHƯƠNG PHÁP LẬP MỘT SỐ LOẠI HỒ SƠ CỤ THỂ

1. Phương pháp lập hồ sơ công việc

1.1.Khái niệm hồ sơ công việc

Là tập văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng tên loại, thời gian, tác giả, hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một cơ quan đơn.

1.2.Cách lập hồ sơ công việc

Lập hồ sơ công việc gồm có 4 bước sau:

Bước 1: Mở hồ sơ

Lấy tờ bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ lên bìa. Khi mở hồ sơ thì có hai trường hợp:

+ Trường hợp 1:

Đối với những cơ quan đã có bản Danh mục hồ sơ: thì đầu năm căn cứ vào bảng danh mục hồ sơ các nhân viên trong cơ quan xem mình phải lập bao nhiêu hồ sơ và nó là hồ sơ gì. Trên cơ sở đó chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ trong danh mục hồ sơ lên bìa

Trong quá trình giải quyết công việc văn bản tài liệu thuộc về hồ sơ đó. Trường hợp công việc mới phát sinh cần giải quyết thì lấy thêm bìa hồ sơ để mở hồ sơ mới. Đồng thời ghi tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ.

+ Trường hợp 2: Đối với các cơ quan quan chưa có bản danh mục hồ sơ thì những người làm công tác lập hồ sơ phải căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải quyết, vào thực tế tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị chuẩn bị bìa và ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa đó. Trong quá trình hiải quyết công việc văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ nào thì đưa vào bìa của hồ sơ đó.

Muốn lập được hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng thì từng cán bộ, công chức, viên chức phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu.

Đây là khâu quan trọng trong khi lập hồ sơ vì chất lượng của hồ sơ tốt hay xấu, có giá trị hay không phụ thuộc phần lớn vào việc thu thập văn bản tài liệu đầy đủ, chính xác hay không.

Ngoài ra thu thập đầy đủ tài liệu còn là tiền đề cho việc triển khai các khâu nghiệp vụ tiếp theo như: sắp xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ, viết bìa hồ sơ, viết chứng từ kết thúc…

Để hồ sơ có chất lượng và có giá trị cao thì người có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ, chính xác văn bản tài liệu hình thành trong hồ sơ cần lập.

Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

Đây là khâu quan trọng nhất trong việc lập hồ sơ công việc vì chất lượng của hồ sơ tốt hay xấu, có giá trị hay không phụ thuộc vào thu thập văn bản có đầy đủ và chính xác hay không.

Ngoài ra thu thập đầy đủ tài liệu còn là tiền đề cho việc triển khai các khâu nghiệp vụ tiếp theo như sắp xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ, viết bìa hồ sơ, viết chứng từ kết thúc…

Để hồ sơ có chất lượng và có giá trị cao thì người có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ, chính xác văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan mà có liên quan đến hồ sơ cần lập.

Bước 3: Phân chia đơn vị bảo quản sắp xếp văn bản tài liệu trong đơn vị bảo quản

Sau khi đã thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ cần loại những bản nháp, tài liệu tham khảo, bản trùng hoặc văn bản, tài liệu đã hết giá trị ra khỏi hồ sơ. Mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ giữ một bản chính, nếu không có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay thế.

Sau đó nếu số lượng văn bản, tài liệu nhiều quá 200 tờ thì nên chia thành các tập, mỗi tập là 01 đơn vị bảo quản.

Khi phân chia đơn vị bảo quản cần dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý.

Sắp xếp văn bản, tư liệu trong đơn vị bảo quản, được sắp xếp theo trình tự như cách sắp xếp văn bản tài liệu về lập hồ sơ không có danh mục hồ sơ.

2. Phương pháp lập hồ sơ nhân sự

2.1. Khái niệm

Hồ sơ nhân sự là tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh…)

2.2. Cách lập

Mỗi cơ quan đơn vị tuỳ theo yêu cầu quản lý nhân sự của mình và dựa vào quy định hiện hành để lập đầy đủ các hồ sơ nhân sự.

Ví dụ: Hồ sơ cán bộ các cơ quan đều có yêu cầu quản lý cán bộ và dựa vào quy định hiện hành về hồ sơ cán bộ để lập hồ sơ về từng cán bộ, nhân viên của mình.

Một hồ sơ cán bộ gồm: Sơ yếu lí lịch, các văn bằng, chứng chỉ về đào tạo, bồi dưỡng, các quyết định về tiếp nhận, điều động đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, cử đi công tác, phiếu bổ sung lý lịch định kỳ hoặc hàng năm.

Hồ sơ Đảng viên gồm: Lý lịch Đảng viên, các giấy tờ liên quan đến kết nạp đảng, công nhận đảng viên chính thức, Quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có),  phiếu bổ sung lí lịch đảng viên, giầy tờ chuyển sinh hoạt đảng (nếu có)

V.GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

1. Giao nộp hồ sơ tài liệu

1.1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan

Điều 9 của Luật Lưu trữ ngày 01/11/2011 của Quốc hội quy định trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

      Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.

Theo quy định trên, lập hồ sơ là trách nhiệm của cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ trong các cơ quan, tổ chức, phần việc thuộc trách nhiệm giải quyết của người nào thì trong qúa trình giải quyết, người đó phải lập hồ sơ. Sở dĩ quy định như vậy là vì cán bộ công chức trực tiếp giải quyết công việc là người hiểu rõ hôn ai hết về công việc mình đã làm, nắm được nội dung và mối liên hệ giữa các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó cũng như giá trị về các mặt của chúng. Bởi vậy hồ sơ do chính họ lập ra sẽ đảm bảo hợp lý, phản ánh đúng đắn sự hình thành khách quan của các văn bản

1.2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Tại Điều 11 của Luật lưu trữ được Quốc Hội thông qua ngày 01/11/2011 có hiệu lực từ ngày 01/7/2011 quy định:

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

2. Thành phần hồ sơ, tài liệu của mỗi đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân đó, trừ những tài liệu sau

- Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn bản chỉ đạo của Đảng; văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực, vấn đề nhất định được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc) được lưu tại đơn vị, cá nhân thực hiện và được huỷ theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

- Các văn bản, tài liệu được gửi đến để biết, để tham khảo hoặc để phối hợp thực hiện nhưng không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân.

3. Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Điều 12 của Luật Lưu trữ ngày 01/11/2011 của Quốc hội quy định Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.

4. Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan

- Giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chưc sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Giao nộp tài lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

 

 

 


Phụ lục 01: Khung đề mục danh mục hồ sơ

Ví dụ 1: Khung đề mục danh mục hồ sơ của cơ quan thuộc UBND tỉnh nếu được xây dựng theo cơ cấu tổ chức, thường bao gồm các đề mục lớn như sau:

I. Văn phòng

II. Phòng tổ chức cán bộ

III. Phòng Kế hoạch - Tài chính

IV. Phòng Hợp tác quốc tế

V. Phòng Pháp chế

VI. Thanh tra

VII. ….

Trong đó, đề mục “ Phòng Tổ chức cán bộ” có thể có các đề mục nhỏ như:

1. Vấn đề chung về tổ chức cán bộ

2. Tổ chức bộ máy

3. Công tác cán bộ

4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ

5. Lao động tiền lương

Ví dụ 2: Khung đề mục danh mục hồ sơ của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, huyện nếu được xây dựng theo mặt hoạt động, thường có các đề mục lớn sau đây:

I. Tổng hợp

II. Nội chính

III. Công nghiệp – Xây dựng

IV. Tài chính – Thương mại

V. Nông nghiệp và phát triển nông thôn

VI. Văn xã

Trong đó, đề mục “Nội chính” có thể bao gồm các đề mục nhỏ như:

1. Quân sự

2. Công an

3. Kiểm sát

4. Toà án

5. Tư pháp

6. Nội vụ

7. …

 


Phụ lục 02: Một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu

1. Tên loại văn bản - nội dung - thời gian – tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, tổ chức.

Ví dụ 1: Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm 2010 của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái

Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ đông  - xuân năm 2010 - 2011 của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Yên Bái.

2.Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề

Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo của Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái về thực hiện cải cách hành chính công năm 2011.

3. Tập lưu (quyết định, chỉ thị, công văn v.v…) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan.

Ví dụ: Tập lưu công văn quý I năm 2010 của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Yên Bái.

4. Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung – tác giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo.

Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2011 của Sở Tài chính tỉnh Yên Bái.

Ví dụ 2: Hồ sơ Hội thảo SARBICA “Xác định giá trị và loại huỷ tài liệu” do Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức tại Yên Bái từ 25- 29/01/2011.

5. Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với loại hồ sơ việc

Ví dụ 1: Hồ sơ về cấp phép mở mạng và cung cấp, sử dụng các dịch vụ viễn thông tin học năm 2010.

Ví dụ 2: Hồ sơ về việc nâng lương năm 2010(nếu trong năm có nhiều đợt nâng lương thì mỗi đợt nâng lương lập một hồ sơ).

6. Hồ sơ - tên người: áp dụng đối với hồ sơ nhân sự (khi tuyển dụng nhân viên mới)

Ví dụ: Hồ sơ của Nguyễn Văn A.

 

 

 

 

 


Phụ lục 03: Thành phần tài liệu chủ yếu của một số loại hồ sơ

1. Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật (mỗi văn bản quy phạm pháp luật lập một hồ sơ)

- Văn bản chỉ đạo về việc xây dựng văn bản;

- Quyết định thành lập ban soạn thảo (nếu có);

- Tài liệu về tổng kết tình hình thi hành pháp luật, đánh giá các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan (nếu có);

- Đề cương văn bản;

- Các bản dự thảo chính;

- Biên bản các hội thảo và ý kiến đóng góp;

- Văn bản góp ý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan;

- Văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền;

- Tờ trình kèm dự thảo cuối cùng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Bản chính văn bản đã được ban hành.

2. Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch (mỗi năm một hồ sơ):

- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác kế hoạch;

- Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch cho cơ quan, tổ chức (quyết định hoặc thông báo);

- Kế hoạch chính thức của cơ quan, tổ chức đã được phê duyệt;

- Văn bản điều chỉnh, bổ sung kế hoạch (nếu có);

- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch.

3. Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác (mỗi năm một HS):

- Chương trình, kế hoạch công tác dài hạn và ngắn hạn;

- Báo cáo sơ kết, tổng kết công tác thường kỳ.

4. Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm:

- Kế hoạch tổ chức hội nghị;

- Chương trình hội nghị;

- Lời khai mạc;

- Dự thảo báo cáo tổng kết;

- Các báo cáo tham luận (nếu có);

- Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên (nếu có);

- Nghị quyết hội nghị (nếu có);

- Biên bản hội nghị;

- Ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình (nếu có).

5. Hồ sơ thi tuyển, nâng ngạch, chuyển ngạch (mỗi lần tổ chức thi một HS)

- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn;

- Kế hoạch tổ chức thực hiện;

- Quyết định thành lập hội đồng thi;

- Danh sách thí sinh dự thi;

- Đề thi;

- Bài thi (môn thi viết);

- Bảng điểm các môn thi;

- Biên bản họp hội đồng;

- Báo cáo kết quả thi.

6. Hồ sơ về việc nâng lương (mỗi lần xét nâng lương một hồ sơ)

- Văn bản của các đơn vị đề nghị nâng lương cho cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị mình;

- Tổng hợp danh sách cán bộ, công chức, viên chức đề nghị được nâng lương;

- Biên bản họp hội đồng nâng lương;

- Báo cáo kết quả xét và đề nghị người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định nâng lương cho người có tên trong danh sách kèm theo báo cáo.

7. Hồ sơ đoàn ra (hoặc đoàn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tế (mỗi đoàn ra hoặc đoàn vào một HS):

- Công văn, quyết định về việc cử đoàn;

- Chương trình, kế hoạch làm việc của đoàn;

- Biên bản các buổi làm việc;

- Bản ghi nhớ (nếu có);

- Văn bản ký kết hợp tác (nếu có);

- Báo cáo kết quả đoàn ra (hoặc đoàn vào);

- Các tài liệu khác liên quan đến đoàn ra (hoặc đoàn vào) như ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình… (nếu có).

 


Phụ lục 04: Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

TÊN ĐƠN VỊ (giao nộp tài liệu)

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

Năm 20….

 

Hộp/

cặp số

Số, ký hiệu HS

Tiêu đề hồ sơ

Thời gian bắt đầu - kết thúc

Thời hạn bảo quản

Số tờ

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mục lục này gồm:….. hồ sơ (đơn vị bảo quản)

Viết bằng chữ:…………………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản)

Trong đó có:

….. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn.

….. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn.

                                                            ………….., ngày      tháng   năm 20…

                                                               Người lập

(Chữ ký, họ tên, chức vụ/chức danh)     

Ghi chú:

(1)      Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp

(2)      Ghi số, ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ

(3)      Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ

(4)      Ghi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của hồ sơ. VD: 01/4/1990 -31/12/1990

(5)      Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ

(6)      Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ

(7)      Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của tài liệu có trong hồ sơ.

 

 


Phụ lục 07: Mẫu Biên bản giao nhận tài liệu

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

…, ngày    tháng    năm 20…

 

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU

 

Căn cứ Luật lưu trữ năm 2011;

Căn cứ… (Danh mục hồ sơ năm…, Kế hoạch thu thập tài liệu…),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:

1. Ông (bà)………………………

Chức vụ/chức danh:…………………….

BÊN NHẬN (lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức), đại diện là:

1. Ông (bà):…………………………(đại diện lãnh đạo đơn vị)

Chức vụ/chức danh:………………

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể sau:

1.Tên khối tài liệu giao nộp:

2.Thời gian của tài liệu:

3. Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp (cặp):

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):

- Quy ra mét giá: … mét

1.Tình trạng tài liệu giao nộp:

2.Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo:

Biên bản này được lập thành hai bản có giá trị như nhau, bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.

 

 ĐẠI DIỆN BÊN GIAO                                             ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Chữ ký và họ tên)                                                                     (Chữ ký và họ tên)        

 

 

Tệp đính kèm:
Thông báo khác:
Trang:      1  2  3  4